E-rēķinu ieviešana un ieguvumi uzņēmuma ikdienā

E-pastā saņemts PDF rēķins vēl nenozīmē, ka darbs ar to notiks automātiski. Dati jāievada uzņēmuma resursu vadības (ERP) vai grāmatvedības sistēmā, jāatrod atbildīgais kolēģis un jāsaņem apstiprinājums apmaksai, kā arī jāveic grāmatojumi. Pēc Billentis* datiem viena rēķina manuālas apstrādes cikls aizņem līdz pat 35 minūtēm. Pāreja uz strukturētiem e-rēķiniem un automatizētu grāmatošanas procesu ir iespēja ievērojami samazināt šo manuālo darbu un sakārtot rēķinu apriti.

Kāpēc gatavoties jau tagad

No 2028. gada 1. janvāra strukturētu e-rēķinu izmantošana būs obligāta prasība arī Latvijā reģistrētu uzņēmumu savstarpējos darījumos. Taču veiksmīga pāreja prasa vairāk nekā iespēju izveidot rēķinu jaunā formātā. Jāsaprot, kā to nosūtīsiet, kā saņemtie dati nonāks jūsu sistēmā un kā rēķins tiks pārbaudīts, apstiprināts un iegrāmatots, atbilstoši uzņēmuma procesiem un likumdošanai.

Sākot laikus, ir iespēja izvērtēt esošo sistēmu iespējas, vienoties ar sadarbības partneriem un izmēģināt risinājumu ar nelielu rēķinu apjomu. Tas ļauj novērst neskaidrības ikdienas darbā jau pirms pilnīgas pārejas uz e-rēķiniem un sagatavot kolēģus jaunajai kārtībai.

PDF un strukturēts e-rēķins atšķiras

PDF rēķins ir ērts lasīšanai, taču tas nenodrošina strukturētu datu apmaiņu starp sistēmām. Tā apstrādei var izmantot datu atpazīšanas risinājumus, bet PDF fails nav mašīnlasāms dokuments.

Strukturētā e-rēķinā informācija ir sakārtota formātā, ko sistēmas var automātiski nolasīt un apstrādāt. Ja risinājumi ir savienoti un atbilstoši konfigurēti, rēķina dati nonāk ERP vai grāmatvedības sistēmā bez manuālas ievades. Vai jūsu uzņēmumā grāmatvedība strādā ar dokumentiem vai datiem?

Ja rēķins tiek uztverts kā dokuments - uzdevums ir to apskatīt, ievadīt datus un arhivēt. Bet, ja rēķins tiek uztverts kā strukturēti darījuma dati, atklājas pavisam citas iespējas. Datus var pārbaudīt, salīdzināt, automātiski novirzīt apstiprināšanai, analizēt, automatizēt.

Kas jāizvērtē pirms pārejas

Kā veidot automatizētus, viegli un ātri mērogojamus finanšu procesus? Un te ir ļoti svarīga secība: vispirms dati, pēc tam process, pēc tam automatizācija un tikai tad mākslīgais intelekts. Ja pamatā ir nekvalitatīvi dati un nesakārtots process, MI šo problēmu maģiski neatrisinās.

Izsekojiet viena rēķina ceļam no tā saņemšanas līdz apmaksai. Kā tas tiek saņemts? Kurš pārbauda tā saturu un kurš apstiprina šos izdevumus? Kā grāmatvedība uzzina, ka rēķinu drīkst apmaksāt? Kā tiek atpazītas kļūdas? Kā tiek veikti grāmatojumi? Šāda pārbaude palīdz saprast, kuros soļos tiek veikts lieks manuāls darbs vai rodas kavēšanās. Jau šobrīd ļoti daudzas no ikdienas rutīnas darbībām, kas tiek veiktas atkārtoti un pēc noteiktas struktūras un loģikas ir automatizējamas, tādejādi ekonomējot laiku un resursus.

Pie uzturētāja noskaidrojiet, vai jūsu grāmatvedības sistēma atbalsta strukturētu e-rēķinu izveidi, nosūtīšanu un saņemšanu, vai vajadzīgs papildinājums un savienojums ar e-rēķinu operatoru. Vienojieties arī par datu apmaiņas kanālu ar partneriem, rēķinu glabāšanu un piemērojamo datu nodošanu Valsts ieņēmumu dienestam.

Ko uzņēmums iegūst

Automatizēta datu saņemšana novērš manuālu datu pārrakstīšanu un ar to saistīto kļūdu risku. Savukārt digitāls apstiprināšanas process ļauj redzēt rēķina statusu un atbildīgo, vairs nav nepieciešams meklēt informāciju neskaitāmās e-pasta sarakstēs.

Vienoti un kvalitatīvi dati dod arī vairāk iespēju analizēt izdevumus pa piegādātājiem, struktūrvienībām vai projektiem, ja sistēmā ir nodrošināta vajadzīgā uzskaite.

Pāreja nenozīmē visu uzņēmuma sistēmu nomaiņu. Sāciet ar konkrētu vajadzību: e rēķinu nosūtīšanu klientiem, piegādātāju rēķinu saņemšanu savā sistēmā vai apstiprināšanas procesa sakārtošanu. Pēc pirmajiem izmēģinājumiem risinājumu var paplašināt pakāpeniski.

Parunāsim par jūsu uzņēmuma rēķinu apriti

28. oktobrī izstādē “Uzņēmuma elektronizācija” aicinām apmeklēt Fitek stendu un pārrunāt jūsu uzņēmumam aktuālos jautājumus par e-rēķinu nosūtīšanu, saņemšanu, apstiprināšanu un citiem grāmatvedības automatizācijas risinājumiem.

Uz praktisko risinājumu skatuves Fitek pārdošanas vadītājs Alvis Dimitris uzstāsies ar prezentāciju “E-rēķini 360°: no obligātas prasības līdz praktiskai ieviešanai”.

Pastāstiet par savu ikdienas situāciju — kopā pārrunāsim, ko varam uzlabot un ar ko sākt.

* Billentis - neatkarīga analītikas aģentūra, kas apkopo globālo tirgus statistiku un prognozes par e-rēķiniem, nodokļu atbilstību un darījumu digitalizāciju. Šie pārskati tiek uzskatīti par nozares galveno atsauces avotu visā pasaulē.