• Ieva Kalve

Ar ko sākt lietvedības elektronizāciju?

Updated: Aug 19

Kā gadu desmitiem ierastos papīra dokumentus efektīvi aizstāt ar daudz ērtākiem un drošākiem elektroniskiem dokumentu un informācijas aprites procesiem, kā arī ar darbībām koplietošanas elektroniskajā vidē? Šos procesus apvienoti sauc par elektronizāciju. Ar ko to sākt – žurnālā "iTiesības" skaidro dokumentu pārvaldības eksperte Ieva Kalve.



Pāreja uz elektronisko vidi nav tik vienkārša un ātra, kā gribētos, jo nepietiek ar to vien, ka nopirkta, piemēram, kāda tam piemērota datorprogramma. Elektronizācija ietekmē daudzus, patiesībā visus, organizācijas procesus un struktūrvienības, tādēļ vispirms nepieciešams plašāks apskats. Piedāvāju shēmu (skat. attēlu) ar pieciem pārejas soļiem – pašiem atliek vien ar tiem iepazīties, shēmā ierakstīt datumus un ķerties pie darba!



Lēmums par pāreju


Vispirms, plānojot uzņēmuma dokumentu un informācijas aprites elektronizāciju, jāsaprot, kā noformēt šo lēmumu. Vai tiešām nepieciešams vēl viens dokuments – lēmums? Kādēļ uz e-dokumentiem nevar pāriet ātri, vienkārši un no rītdienas?


Lai veiksmīgi īstenotu elektronizāciju, organizācijai jāpārdomā un jāpārveido vairāki procesi un ierastās darbības, jāizskaidro nepieciešamie jauninājumi darbiniekiem un viņi jāapmāca. Kā zināms, cilvēki īpaši negrib mainīt savus ieradumus, tādēļ arī pārejas shēmā pirmais solis ir organizācijas vadības lēmums par pāreju un tās neizbēgamību. Ikvienam jāzina, ka šāda pāreja notiks, tā būs obligāta un saistoša visiem, turklāt jāsaprot, ka šādas izmaiņas nav lietveža vai biroja vadītāja untums, par ko pārējiem nav nekādas daļas un kas neko nemaina viņu darbā. Mainīs gan!


Veidu, kā noformēt šo lēmumu un paziņot par to darbiniekiem, jānosaka katrai organizācijai pašai, turklāt nepieciešama arī par elektronizāciju atbildīgā persona, jo pats no sevis nekas nenotiks.


Nereti dzirdams: "Mēs jau esam gatavi šai pārejai, bet mūsu klienti vai sadarbības partneri gan ne, tādēļ vēl jāpagaida." Šo atrunu neņemsim vērā, jo viss būtiskais sākas ar pašiem, bet ārējā vide – klienti, piegādātāji vai citi sadarbības partneri – ir tikai pārejas ceturtais solis.


Inventarizācija


Dažādās organizācijās atkarībā no to darbības specifikas, lieluma, dokumentu daudzuma, kā arī datorprasmēm un tehniskā nodrošinājuma gatavība pārejai uz e-dokumentiem ir atšķirīga, līdz ar to kopējā “recepte” ir diezgan vispārīga, tomēr visiem vienāda. Ikvienā organizācijā inventarizāciju veido vairākas būtiskas darbības un posmi.


Dokumentu pārvaldības pārskats


Šajā inventarizācijas posmā organizācijai jāsaprot:

  • kādi dokumenti un kādēļ top organizācijā, proti, vai to sagatavošanas iemesls ir ārējo normatīvo aktu prasības vai arī organizācijas nepieciešamība, bet varbūt sagatavot kādus konkrētus dokumentus ir tikai ieradums vai tradīcija un turpmāk tos neviens neizmanto, vien krāj mapēs;

  • kādā nesējā tie ir (papīra formātā, elektroniski, ar drošo e-parakstu vai bez tā), vai tā ir optimālā forma un kādēļ izvēlēta tieši tā;

  • kā pašlaik notiek dokumentu aprite – vai organizācija ikdienas apritē izmanto papīra dokumentus vai e-dokumentus, vai to dažādas kombinācijas;

  • kādus īpašos rīkus un programmatūru lieto dokumentu izveidei, apritei un pārvaldībai;

  • kā darbinieki, kas sagatavo un izmanto dokumentus, vērtē šos procesus, proti, vai tie ir ērti un optimāli, varbūt tomēr nepieciešamas izmaiņas vai uzlabojumi (un kādi).

Dokumentu pārvaldības analīzei, visticamāk, nepieciešama noteikta līmeņa formalizācija, piemēram, klātienes vai tiešsaistes sarunas vai sistematizēti jautājumi anketas veidā iekšējās koplietošanas saziņas sistēmās. Arī tas atkarīgs no konkrētās organizācijas ierastās prakses. Noteikti nepieciešamas diskusijas, fokusgrupas un sarunas ar struktūrvienību personām, kas ir atbildīgas par dokumentēšanu un informācijas apriti, lai uzzinātu viņu redzējumu.


Iespējams, par elektronizāciju atbildīgā persona vispirms var izrunāties ar struktūrvienību atbildīgajiem individuāli, bet pēc tam apkopotu viedokli un informāciju prezentēt un apspriest konkrētā darba grupā, jo organizācijā jābūt informācijai par notiekošo un tā nozīmi. Atbildīgais viens pats organizācijas elektronizāciju nepaveiks!


Dokumentu izveides un noformēšanas analīze


Šajā inventarizācijas posmā jāapkopo:

  • kuras struktūrvienības sagatavo/noformē dokumentus iekšējai un ārējai lietošanai;

  • kā notiek dokumentu izstrāde un noformēšana, proti, vai ir vienotas veidnes, formas, veidlapas, speciālā programmatūra. Ja ir vienota sistēma, vai tā ir ērta un aktualizēta atbilstīgi normatīvo aktu prasībām;

  • vai visiem dokumentiem nodrošināts juridiskais spēks;

  • kādu speciālo ārējo normatīvo aktu prasības vēl jāievēro, noformējot dokumentus, un kuru struktūrvienību pārziņā tie ir;

  • kāda uzmanība veltīta dokumentu noformējumam, proti, vai organizācijā ir vienotas prasības, stila rokasgrāmata vai tml. Ja šādas prasības ir, vai tās ievērotas visos dokumentos;

  • kā iesaistītie darbinieki vērtē dokumentu noformēšanas procesu, proti, vai tas ir ērts un optimāls, varbūt tomēr nepieciešami uzlabojumi un kādi.

Arī šo analīzi var īstenot līdzīgi kā iepriekšējo, bet šoreiz iesaistot tos, kuri veido dokumentus. Ja organizācijā ir īpašas programmas vai koplietošanas sistēmas, atbildīgā persona diezgan lielu daļu darba var paveikt pati, rūpīgi izvērtējot organizācijā topošos dokumentus, to priekšrocības un trūkumus, fiksējot nepilnības un nepieciešamos vai iespējamos uzlabojumus. Pēc tam visiem darba grupā iesaistītajiem būs ātrāk un vienkāršāk veidot vienotu sistēmu vai ieteikt tās aktualizāciju un uzlabojumus. Ja kopējas sistēmas nav, vispirms jāsavāc dokumentu paraugi analīzei un apkopošanai.


Programmatūras un tehniskā nodrošinājuma inventarizācija


Nevar un nevajag iet uz priekšu un plānot pārmaiņas, ja nav apzināti un izvērtēti organizācijā jau esošie un izmantotie resursi, tostarp lietotās programmatūras un tehniskais nodrošinājums.

Lai to paveiktu, vispirms:

  • jāizveido iespējami pilnīgs organizācijā lietoto informācijas tehnoloģiju rīku un programmatūras (tostarp arī saziņas un komandas darba rīku, piemēram, “Zoom”, “Teams”, “Slack”, “Jira”, “WhatsApp” u.tml., ko faktiski lieto darba procesā) uzskaitījums ar īsiem komentāriem un izvērtējumu, kas un kam tās izmanto, cik ērtas un mūsdienīgas tās ir, vai nepieciešama nomaiņa, uzlabojumi utt.;

  • jāapkopo informācija par izmantotās programmatūras/rīku saderību un sadarbību, nosakot, kad, kā un cik ērti notiek datu apmaiņa starp sistēmām/programmām, vai ir kādas jomas, funkcijas vai procedūras, kur būtu nepieciešama labāka apmaiņa, vai tā būtu jāuzsāk, jo pašlaik tās nav, utt.;

  • jāapkopo informācija par elektronizācijas procesos iesaistīto darbinieku tehnisko nodrošinājumu:

  • kādas ierīces tiem pašlaik pieejamas (galddatori, klēpjdatori, planšetdatori, viedtālruņi u.c.) un vai tās ir optimālas un ērtas;

  • kādas ierīces darba vajadzībām būs nepieciešamas turpmāk, ja ieviesīs būtiskas izmaiņas vai uzlabojumus;

  • jāapkopo informācija, kur un kā šobrīd glabā un apstrādā organizācijas informāciju (fiziskos serveros, mākonī u.c.), kā arī informācija par nākotnes risinājumiem;

  • jāizveido organizācijas informācijas tehnoloģiju stratēģija vai modernizācijas plāns no trim līdz pieciem gadiem, jo nevienai organizācijai nav tādu resursu, lai visu atjaunotu vai nomainītu jau no rītdienas. Līdz ar to svarīgi izveidot visiem zināmu secību, kuras mērķis, protams, ir organizācijas pilnīga pāreja no papīra uz elektronisku dokumentu un informācijas apriti.

Tomēr jāņem vērā, ka situācija arī vienas organizācijas dažādās struktūrvienībās var ļoti atšķirties, tādēļ būtiski ir rūpīgi iedziļināties, apkopot visu informāciju un atklāti izrunāties, noskaidrojot, kādēļ organizācija rīkojas tieši šādi. No tā nevajag nobīties, bet visu rūpīgi apkopot, saprotot, ka šādas atšķirības ir dabiskas. Protams, tam nepieciešams laiks, taču tas ir pamats veiksmīgai turpmākajai virzībai uz elektronizāciju.


Inventarizācijas izpildes laiks


Pirmais solis – lēmuma pieņemšana par elektronizāciju un tās neizbēgamību – ir samērā viegli un ātri īstenojams, bet, izpētot ar otro soli – inventarizāciju – saistītos darbību posmus, kļūst skaidrs, ka tas nav ne vienas dienas, ne pat vienas nedēļas jautājums. Lai to paveiktu, jāstrādā, jādomā un jādiskutē, bet tikai tā var iegūt labu rezultātu. Rūpīgi veikta inventarizācija ir pamats veiksmīgiem turpmākajiem soļiem.


Otrajam solim nepieciešamais laiks atkarīgs no organizācijas lieluma un dokumentu daudzuma, kā arī darba grupas lieluma un ieinteresētības. Ideālā gadījumā darba grupā, veicot pirmo soli, iekļauj konkrētu speciālistu un apmaksā vai kā citādi viņu motivē, jo arī nākamajos soļos būs nepieciešama viņa iesaiste. Laika ziņā tas varētu būt no vienas nedēļas nelielā organizācijā ar mazām un vienkāršām dokumentu un informācijas plūsmām līdz vairākiem mēnešiem, bet nevajadzētu pārsniegt trīs mēnešus, jo tad būtiski aizkavēsies viss process.


Iekšējās e-aprite izveide


Iepriekšējos soļos bija jāveic samērā piņķerīgs darbs un tie nedeva ātru un viegli ieraugāmu rezultātu, savukārt šis solis, uzsākot e-dokumentu iekšējo apriti, būtībā jau ir pirmo divu soļu veiksmīgas izpildes rezultāts. Tomēr, lai to sasniegtu, jāveic vēl vairākas darbības. Vienlaikus jānorāda, ka elektroniskās dokumentu un informācijas aprites uzsākšana būs veiksmīga tikai tad, ja būs pārdomāti un kvalitatīvi izpildīti priekšdarbi un pieņemti tālākai virzībai nepieciešamie lēmumi, proti:

  • organizācija ir pārskatījusi un, ja nepieciešams, aktualizējusi iekšējos ar dokumentēšanu saistītos procesus;

  • ir izlemts, kā turpmāk notiks e-dokumentu aprite, izmantojot speciālo programmatūru vai vienkārši sakārtojot to apriti, koplietošanu un glabāšanu;

  • organizācija ir iegādājusies un savām vajadzībām adaptējusi nepieciešamo programmatūru un/vai sakārtojusi pārējos ar elektronisku dokumentu apriti saistītos procesus un tehnoloģijas;

  • jaunā sistēma ir izmēģināta, darbinieki ar to iepazinušies un ir gatavi izmantot.

Tas, cik daudz laika un resursu vajadzēs trešajam solim, arī atkarīgs no organizācijas lieluma un dokumentu daudzuma. Ja visi iepriekš aplūkotie darbi veikti kvalitatīvi, lai uzsāktu elektronisku dokumentu un informācijas iekšējo apriti, būs vajadzīgs laiks no trim nedēļām līdz sešiem mēnešiem, kā arī papildu resursi – vismaz viens pilna laika darbinieks uz šo periodu vai nepilna papildu slodze vairākiem darbiniekiem.


Rīcība ar saņemtiem papīra dokumentiem


Arī ceturtajā solī, nosakot, kā rīkoties ar papīra dokumentiem, kas saņemti no citām organizācijām vai personām, jāveic vairākas secīgas darbības:

  • jānosaka, kādus dokumentus un cik daudz no citiem organizācija saņem papīra formā;

  • jāapdomā vai jānoskaidro, kas otru pusi kavē dokumentus iesniegt elektroniski, jo elektrība, dators un internets Latvijā ir pieejams praktiski ikvienam. Ja tie ir partneru veci ieradumi un slinkums vai nesekošana jaunajam, var mēģināt atrast kādus “burkānus” jeb labumus, ko piešķirt pārejas periodā. Objektīvu iemeslu papīra dokumentu turpmākai izmantošanai ir maz un reti. Piemēram, ja organizācija strādā ar trūcīgiem un sociāli neaizsargātiem klientiem, tad, iespējams, tai vēl samērā ilgi jārēķinās ar papīra formā saņemtiem dokumentiem, tomēr organizāciju ar šādu darba specifiku ir ļoti maz;

  • ja pilnīga pāreja uz elektroniski saņemtiem dokumentiem uzreiz nav iespējama, jāizstrādā organizācijas iekšējā kārtība rīcībai ar papīra formā saņemtajiem dokumentiem, proti, kā tos pārvērst e-dokumentos, lai turpmāk to varētu izmantot organizācijas iekšējā apritē.

Šī soļa izpildei nepieciešamais laiks, protams, atkarīgs no tā, cik daudz un/vai no cik daudziem partneriem vai klientiem organizācija šobrīd saņem dokumentus papīra formā, bet parasti aktīvām darbībām un saziņai ar partneriem, lai noskaidrotu viņu viedokli un iespējas, daudz laika nevajag. Bieži pietiek ar vienu vai divām nedēļām, bet vairāk par vienu mēnesi tam plānot nevajadzētu, turklāt šo darbu var veikt paralēli iepriekšējiem soļiem, jo saziņu ar klientiem parasti veic citi darbinieki, nevis iepriekšējos soļos iesaistītie.


Arhīva rīcības plāns


Arī šis solis nav izņēmums, un jāsāk ar jau kārtējo inventarizāciju, noskaidrojot:

  • vai organizācija atbilstoši Arhīvu likumam ir institūcija, kam obligāti jāsaskaņo ar Latvijas Nacionālo arhīvu dokumentu kvalifikācijas shēmas, dokumentu glabāšanas termiņi u.tml.;

  • vai un kādi dokumentu apriti un arhivēšanu reglamentējošie dokumenti (iekšējie normatīvie akti) ir organizācijā, vai tie atbilst mūsdienu prasībām un normatīvajam regulējumam;

  • vai ir nodalīta un skaidri aprakstīta rīcība ar papīra dokumentiem un e-dokumentiem;

  • vai organizācijā ir lietu nomenklatūra, kad tā ir aktualizēta un cik lielā mērā atbilst realitātei;

  • kādi ir dokumentu veidu/lietu glabāšanas termiņi, cik, kurus un kādus termiņus nosaka ārējais reglamentējums, bet ko nosaka organizācija pati, un vai noteiktie termiņi ir optimāli, piemēram, varbūt kādi nesvarīgi dokumenti tiek glabāti nevajadzīgi ilgi;

  • kāda ir papīra dokumentu un e-dokumentu proporcija, kā tā mainās pa gadiem;

  • kur un cik veiksmīgi un mūsdienām atbilstoši aprakstīta dokumentu glabāšanas, izmantošanas un arhivēšanas kārtība, vai to ievēro.

Arī šim solim plānojot nepieciešamo laiku, ir būtiska organizācijas specifika un dokumentu daudzums. Jāmin arī pozitīvais aspekts – parasti atbildība par arhivēšanas procesiem ir nodota konkrētai struktūrvienībai vai darbiniekam, tādēļ lielas aptaujas un darba grupas parasti nav vajadzīgas. Intensīvi strādājot, šim solim varētu būt nepieciešams laiks no vienas nedēļas līdz vienam mēnesim.


Cik laika vajag pārejai?


Protams, katra organizācija ir unikāla, bet kaut kāds laika rāmis pārejas realizācijai ir jānosaka. Tabulā apkopots pārejas ilgums divu tipu organizācijām (neizskatot gadījumus, kad pārejai nav ne vadības, ne darbinieku atbalsta), proti:

  • neliela organizācija ar nelielu dokumentu daudzumu, kura grib un var iespējami ātri elektronizēties. Ir noteikta atbildīgā persona, kam tas var nebūt pilnas slodzes darbs, bet ir svarīgi, lai tas ir papildus apmaksāts vai ir samazināta ikdienas slodze;

  • liela organizācija ar lielu dokumentu plūsmu, kura grib elektronizēties. Ir vismaz viens pilnas slodzes darbinieks uz pārejas laiku un izveidota darba grupa, kuras darbs arī jāapmaksā vai jāsamazina ikdienas slodze (parasti tā nav pilna slodze – skat. komentārus atsevišķiem soļiem).

Tabulā redzams, ka optimistiskā variantā, ja viss notiek raiti, mazā organizācijā pāreja uz e-risinājumiem var notikt viena vai divu mēnešu laikā, savukārt lielā organizācijā (lai gan ir vadības un darbinieku atbalsts) tas prasīs vismaz gadu.


Tomēr procesam nevajadzētu būt bezgalīgam un daudz ilgākam par vienu gadu, jo tad iesaistītie zaudē gan fokusu un motivāciju, gan ticību labam rezultātam. Šī tabula var palīdzēt jebkurai organizācijai orientēties un plānot savu darbu. Ērtumam to var vēl vairāk detalizēt – gan pievienot visos piecos soļos minētās darbības, gan norādīt to izpildes termiņus, atbildīgos un resursus.


Elektronizācijas ilgums

Maza organizācija /nav daudz dokumentu

Liela organizācija / daudz dokumentu

1. solis – lēmums par pāreju

1 nedēļa

Līdz 1 mēnesim

2. solis – inventarizācija

1 nedēļa

1-3 mēneši

3. solis – iekšējās e-aprites izveide

3 nedēļas

2-6 mēneši

4. solis – rīcība ar saņemtajiem papīra dokumentiem

1 nedēļa

No 2 nedēļām līdz 2 mēnešiem

5. solis – arhīva rīcības plāns

1 nedēļa

1-2 mēneši

KOPĀ

7 nedēļas

Ilgākais 14 mēneši