Ikvienā uzņēmumā tiek parakstīti dokumenti. Līgumi ar darbiniekiem, klientiem, partneriem, protokoli, apliecinājumi - šo sarakstu noteikti varētu turpināt. Dokumentu daudzveidība ir ārkārtīgi liela un tiem ir raksturīgas kopīgas pazīmes: visbiežāk tiem ir nepieciešams apstiprinājums, paraksta vai zīmoga veidā un tie tiek uzglabāti saskaņā ar noteiktiem principiem. Elektroniska dokumentu parakstīšana arvien vairāk uzņēmumiem jau šobrīd ir kļuvusi par instrumentu augstāk minēto procesu digitalizēšanai. Vienlaikus pats e-parakstīšanas brīdis ir tikai daļa no darbībām, ko lietotāji veic visā dokumenta parakstīšanas procesa laikā. Vispirms dokuments tiek izviedots un saglabāts, ievietots e-parakstīšanas rīkā Jūsu datorā, telefonā vai kādā publiskā mākoņpakalpojumā. Pēc parakstīšanas lejupielādēts un novietots atbilstoši Jūsu uzņēmuma informācijas pārvaldības principiem. Ja nepieciešams vēl iegūt e-parakstu no citiem, tad šīs darbības attiecīgi tiek atkārtotas.
Cik daudz dokumenti ikdienā aprit Jūsu uzņēmumā?
Foto: dreamstime.com
Jo lielāks dokumentu apjoms, jo vairāk Jūsu uzņēmumā darbinieki velta laiku e-parakstīšanai, saistītās informācijas apstrādei un arhivēšanai. Pie ievērojama apjoma, Jums noteikti ir vērts izvērtēt iespēju integrēt e-parakstīšanu sistēmās, kuras izmanto lietotāji un kurās tiek pārvaldīta informācija. Integrēta e-parakstīšana nozīmē, ka e-parakstīšana ir ievietota tur, kur lietotāji strādā un uzņēmums pārvalda datus un dokumentus – dokumentu, personāla, klientu attiecību, resursu u.c. vadības sistēmās, pašapkalpošanās un klientu portālos, citos e-kanālos. Scenāriji ir dažādi. Piedāvājam iepazīties ar 3 iemesliem, kādēļ uzņēmumi izvēlas integrēt e-parakstīšanu.
Lietotāju pieredze
Integrējot e-parakstīšanu, parasti tiek panākts tas, ka lietotājiem nav jāpārvieto dati starp dažādām sistēmām un rīkiem, lai tos parakstītu un iegūtu parakstus no iesaistītajām pusēm. Tieši šīs, nereti manuālās, darbības padara e-parakstīšanas pieredzi apgrūtinātu, lietotājam nedraudzīgu. Piedāvājot savus pakalpojumus digitālā vidē, lietotāju pieredze var būt izšķirošais veiksmes vai neveiksmes faktors. Integrējot, e-parakstīšana tiek pievienota sistēmām, kurās tiek pārvaldīti dokumenti, lai lietotājs veiktu tikai pašu pin kodu/parakstīšanas paroles ievadi un viss - parakstīšana pabeigta! Iespēja izvēlēties lietotājam ērtāko vai vēlamāko metodi (eID karti, eParakstsMobile, Smart-ID u.c.) padara lietotāju pieredzi vēl tīkamāku.
Procesa ātrums
Uzlabotā lietotāju pieredze, kuras ietvaros tiek samazinātas lietotāju darbības, nozīmē arī to, ka process kopumā kļūs ātrāks. Darbinieku laiks tiek izmantots efektīvāk, veltot to vērtību pievienojošām darbībām. Automatizējot arī parakstu apkopošanu no iesaistītajām pusēm, tiek ievērojami samazināts kopējais laiks procesiem, kuros tiek veikta e-parakstīšana. Tas tādēļ, ka vairs netiek veltīts laiks parakstītāju apziņošanai, dokumentu apstrādei, parakstu pārbaudei, parakstīto dokumentu arhivēšanai.
Samazināts kļūdu skaits
Manuālas darbības ir labākā augsne cilvēciskām kļūdām. Parakstāmie dokumenti parasti satur ierobežotas pieejamības informāciju un personas datus, par ko ir jārūpējas ar īpašu uzmanību. Nozaudēta informācija rada ne tikai papildus darbības tās atjaunošanai, bet arī izraisa informācijas un reputācijas riskus, kas var rezultēties arī ar ievērojamiem naudas sodiem un citiem zaudējumiem. Pārdomāti integrēta e-parakstīšana nodrošina procesu un dokumentu apstrādes darbību standartizāciju, samazinot iespējamību kādam dokumentam noklīst neatbilstoši paredzētajai kārtībai.
SigningServices ir uzticamības pakalpojumu[1], t.sk. e-parakstīšanas, integrācijas platforma, ar kuru tiek vienkāršota e-parakstīšanas lietotāju pieredze, nodrošinot pilnīgu informācijas drošību un datu privātumu. Ar SigningServices risinājumiem, uzņēmumi īsā laika posmā papildina esošās sistēmas un tiešsaistes kanālus ar dažādu e-identitātes metožu atbalstu, e-parakstīšanas un e-zīmogošanas funkcionalitāti, parakstu validāciju un apkopošanu u.c. iespējām.
SigningServices ir īpašs risinājums, kas ar kriptogrāfijas tehnoloģijas palīdzīgu ļauj būtiski palielināt drošību e-parakstīšanas procesos, automatizēt dokumentu apstrādi un parakstu savākšanas procesus, nodrošinot, ka visi uzņēmumu dati paliek to kontrolētā vidē, aiz ugunsmūriem atbilstoši augstākajām datu drošības un kontroles procedūrām. SigningServices vienkāršo uzticamības pakalpojumu izmantošanu lietotājiem un integrāciju uzņēmumiem.
[1] Autentifikācija, e-parakstīšana, e-zīmogošana, identitātes