• Janeks Bergs, ''E-inventarizacija.lv'' IT projektu vadītājs

Veiksmīga inventarizācija – kā to veikt?

Zināšanas ir spēks! Jo vairāk jūs zināsiet par krājumiem savā noliktavā vai veikalā, jo labāk spēsiet tos pārvaldīt. Veicot regulāru preces inventarizāciju, iespējams iegūt vērtīgu informāciju par uzņēmuma preču apriti, pieņemt savlaicīgus, informētus lēmumus, samazināt izmaksas un palielināt ieņēmumus. Savlaicīgi atrodot nesakritības starp uzskaitē un realitātē esošo preci. Inventarizācijas process palīdz identificēt preču kustības, uzglabāšanas, uzskaites un organizatoriskās problēmas, kas var ierobežot uzņēmuma izaugsmi un ietekmēt klientu apkalpošanu.

Inventarizācija palīdz:

  • atrast nesakritības starp uzskaitē un noliktavā/veikalā esošo preci;

  • atrast preci, kura nav uzskaitē vai uzskaitīta nepareizi;

  • atrast preci, kura ir nekorekti marķēta;

  • atrast preci, kura ir bojāta vai novecojusi;

  • identificēt preču zudumus vai zādzības;

  • identificēt problēmas ar “aizstāvējušos” preci vai preci, kuras nav pietiekamā daudzumā;

  • identificēt problēmas ar preču piegādi vai to izdošanu;

  • labāk organizēt preču iepirkumus nākotnē.


Sagatavošanās inventarizācijai

Lai inventarizācija notiktu veiksmīgi, ir nepieciešama pārdomāta darba organizācija, inventarizācijas procesa pārzināšana, kā arī jābūt atbilstošai tehnikai – svītrkodu skeneriem, atrašanās vietu marķējuma uzlīmēm, svariem. Svarīgs ir arī personāla sagatavotības līmenis un pieredze inventarizāciju veikšanā. Telpām – veikalam vai noliktavai – jābūt sakārtotām, precei jābūt fiziski pieejamai. Atsevišķi jāizdala un jāmarķē (ar uzlīmi vai izdruku) prece, kura nav jāskaita. Ja noliktavā ir prece bez marķējuma, jāsagatavo izdrukas uz kurām norādīts šo preču nosaukums un kods.

Savlaicīgi jāsagatavo šādi preču kataloga dati:

  • preces nosaukums;

  • kods (artikuls);

  • svītrkods(-i);

  • uzskaites vērtība;

  • uzskaites grupa;

  • atlikums noliktavā;

  • iepakojuma (kastes) svītrkods (ja pieejams);

  • preču vienības svars (ja pieejams).

Veicot inventarizāciju, vairumā gadījumu nepieciešams īslaicīgi apturēt preču pieņemšanu un izsniegšanu, savādāk inventarizācijas rezultāti ir jākoriģē atbilstoši preču kustībai - tas bieži ir komplicēti un var radīt neprecizitātes. Ja preču kustību pārtraukt nav iespējams, inventarizāciju jāveic ārpus darba laika – vakaros, naktīs vai brīvdienās. Tas var radīt papildu izmaksas un ietekmēt darbinieku darba rezultātus. Ja izvēlēsieties profesionālu inventarizācijas ārpakalpojumu, inventarizācijai būs nepieciešams mazāk jūsu darbinieku iesaistes, un tā varēs notikt arī ārpus darba laika.


Inventarizācijas rezultātu apkopošana

Atsevišķi jāizdala uzkrātās informācijas apkopošanas process. “Papīra un pildspalvas” inventarizācijas gadījumā parasti ar datu apkopošanu nodarbojas atsevišķs darbinieks vai darbinieki, kuri manuāli apkopo inventarizācijas veicēju darba rezultātus un ievada to noliktavas uzskaites sistēmā. Tas rada laika nobīdes un var palielināt kļūdu iespējamību. Elektroniskas inventarizācijas gadījumā darba rezultāti tiek apkopoti automātiski un pieejami tiešsaistē – tūlītējam salīdzinājumam ar atlikumu, pārskatam vai korekcijām. Krietni vienkāršāka ir arī datu ielāde atpakaļ noliktavas IT sistēmā – tā notiek elektroniski, nav nepieciešama manuāla datu ievade no inventarizācijas lapām.


Kļūdas inventarizācijas laikā

Nesakritības starp uzskaites datiem un realitātē esošo preci var rasties dažādu iemeslu dēļ. Atkarībā no uzņēmuma darbības sfēras un metodes, kā tiek veikta inventarizācija (elektroniski vai “papīra un pildspalvas” veidā), to daudzums var mainīties. Biežāk sastopamākās kļūdas inventarizācijas laikā ir šādas:

  • kļūdas skaitot preci, kura ir līdzīga citām (līdzīgs iepakojums, marķējums);

  • izlaisti plaukti vai sekcijas;

  • darbinieku nogurums un neprecizitātes, meklējot preci izdrukās (preču katalogā);

  • nepietiekamas zināšanas par preces uzskaites specifiku vai īpatnībām;

  • nekorekti pieskaitīta prece, kura nav uzskaitē (piemēram, norakstīta prece vai prece, kura vēl nav pieņemta);

  • prece saskaitīta nekorektā mērvienībā;

  • prece nekorekti marķēta;

  • kļūdas datu apkopošanā noliktavas IT sistēmā;

  • laika nobīdes starp preces skaitīšanu un atlikumu.


Elektroniskas inventarizācijas priekšrocības

Elektroniska inventarizācija palīdz risināt vairākas no problēmām, kuras sastopamas inventarizācijas laikā:

  • preces identifikācija notiek ātri un precīzi, skenējot preces svītrkodu vai atrodot elektroniskā katalogā;

  • pilna izsekojamība – tiek fiksēta katra pieskaitīšanas reize, skaits, atrašanās vieta, darbinieka vārds uzvārds un laika zīmogs;

  • dati tiek apkopoti automātiski un pieejami tiešsaistē jau inventarizācijas laikā. Iespējams identificēt lielākās nesakritības pēc summas vai skaita un fokusēties vispirms uz šo nesakritību identificēšanu;

  • dubultā nesakritību pārbaude pēc inventarizācijas beigām ātri palīdz noteikt, kuras preces nav skaitītas vai saskaitītas nepareizi;

  • atrašanās vietu fiksēšana palīdz atrast, kur fiziski prece atrasta un, ja nepieciešams, to atkārtoti pārbaudīt;

  • “Gudrā” preces atskaite pēc tās nosaukuma, grupas un iztrūkuma/pārpalikuma palīdz noteikt kļūdaini saskaitītu, līdzīgu preci;

  • fotogrāfiju pievienošana ļauj operatīvi fiksēt bojātu vai uzskaitē neesošu preci tālākam pārskatam tiešsaistē;

  • rezultātus iespējams uzreiz elektroniski importēt Jūsu noliktavas IT sistēmā.


Inventarizācija bez raizēm - e-inventarizacija.lv

Mūsu uzņēmumam ir ievērojama pieredze inventarizāciju veikšanā. Nodrošinam gan tehnisko nodrošinājumu (skenerus, IT risinājumu), gan apmācītu komandu inventarizācijas veikšanai. Mūsu ārpakalpojums ļauj iegūt neatkarīgus, profesionālus un objektīvus inventarizācijas rezultātus. Strādājam arī ārpus darba laika un naktīs, tādējādi samazinot inventarizācijas ietekmi uz jūsu ikdienas darbu un atslogojot jūsu darbiniekus un vadību.

Risinājums tiek individuāli pielāgots katra uzņēmuma specifikai un uzskaites īpatnībām. Tiek nodrošināta datu apmaiņa ar Latvijā biežāk sastopamākajām noliktavas pārvaldības sistēmām (“Tildes Jumis”, “Horizon”, “Hansaworld”, “SAP”, “WooCommerce” un citas).

Mūsu klientu vidū ir Latvijā pazīstami vairumtirgotāji, veikalu ķēdes un e-veikali.


Sazinieties ar mums jau tagad - e-inventarizacija.lv