• Mārtiņš Jirgensons, ELVA Integrēto risinājumu daļas vadītājs

Personālvadības digitalizācija – gudrs ceļš uz produktivitāti

Nebūs melots, sakot, ka personāla vadītājam ir viena no visatbildīgākajām lomām organizācijā. Personāla atlase, attīstības procesi, talantu piesaiste, mācības, rūpes par darbinieku labbūtību un lojalitāti, bet pāri visam administratīvo pienākumu jūra, kas nereti aizņem vairākas stundas dienā. Ir skaidrs, ka personāla vadītajam mūsdienu darba apstākļos pienākumu ir vairāk nekā gribētos atzīt, tādēļ šim darbam nav jābūt saistītam lielākoties ar pieteikumu un iesniegumu apstrādi, veidlapām un darba laika vai uzdevumu plānošanu – to visu laiks ir automatizēt un uzticēt gudram digitālam risinājumam.


Kā zināt, vai uzņēmumam šāds digitāls risinājums personāla vadībā ir nepieciešams?


Pavisam vienkārši – atbildot uz jautājumu: “Vai ikdienā jāsaskaras ar kādu no šiem populārākajiem laika zagļiem?”:

  • papīra iesniegumi un veidlapas;

  • dažādi reģistri Excel formātā;

  • manuāla informācijas pārbaudīšana;

  • informācijas nodošana darbiniekiem, ejot dažādus ceļus bez konsekvences vai drošības garanta.

Ja šajā uzskaitījumā saskatīji kaut vienu laika zagli, tad tā ir zīme, ka laiks mainīties. Viens no Latvijā izmantotajiem personāla pašapkalpošanās portāliem ir Panorama 365, ko radījuši ELVA eksperti, ieskatoties personāla vadītāja ikdienas darbos un domājot, kā tos varētu padarīt gudrāk veicamus. Portāls atspoguļo informāciju saprotamā veidā un atkarībā no lietotāju tiesībām sniedz informāciju, ko apkopo algu sistēma sistēma, kas visbiežāk mūsu pieredzē ir Microsoft Dynamics 365 Business Central, bet tikpat labi tā varētu būt cita ERP sistēma vai iekārta – ierobežojumu šajā ziņā nav.


Ko gūsim, mainot savus paradumus?


Samazinot papīra plūsmu, neapšaubāmi, tiks iegūts laiks un saudzēta daba. ELVA sadarbojas ar uzņēmumu, kas jau 2 gadus izmanto tās radītu personāla pašapkalpošanās portālu Panorama 365, un ar tā starpniecību ir apstrādāti 35 000 iesniegumi. Var tikai minēt, cik laika un naudas resursu nāktos patērēt, ja tie būtu iesniegti papīra formātā: iesnieguma izveidošana, izdrukāšana (bieži vien tur arī stāsts beidzas un konfidenciāla informācija ir briesmās), apstiprināšana, ievadīšana datu uzskaites sistēmā un arhīvā. Apkopojot visus biznesam svarīgos datus vienotā sistēmā, nevis vairākos savstarpēji nesaistītos Excel failos, galarezultātā veido kopainu un ļauj izdarīt pareizos secinājumus. Automatizējot informācijas apriti, tiek iegūts drošības garants, ka kāda svarīga informācija netiks palaista garām un process netiks aizkavēts, tā vietā – atgādināts par kādu svarīgu procesu, piemēram, obligāto veselības pārbaudes veikšanu.


Kā personāla pašapkalpošanās portāls spēj ikdienu padarīt vieglāku?


Risinājums Panorama 365 ir mākoņpakalpojums, un tas nozīmē, ka sistēmai var piekļūt jebkurā diennakts laikā un no jebkuras ierīces (planšete, dators, viedtālrunis), nodrošinot procesu nepārtrauktību un neradot lieku slogu IT infrastruktūrai. Par datu drošību nav jāraizējas, jo portāls Panorama 365 izvietots Microsoft datu centrā Eiropā un atbilst GDPR regulai. Risinājums ir citām sistēmām draudzīgs sadarbības partneris – mūsu pieredzē visspēcīgākais tandēms Panorama 365 ir ERP risinājums Microsoft Dynamics 365 Business Central. Piemēram, katrs pieteikuma veids, ko izvēlas iesniegt darbinieks, ir sasaistīts ar konkrētu kompensācijas vērtību, un šo informāciju sniedz Business Central. Šo var ilustrēt ar kādu piemēru – ja uzņēmums izmanto caurlaides sistēmu, tad tiešais vadītājs tiek informēts par darbinieka darba laika nobīdēm un liek pārdomāt iespēju tikties ar darbinieku un izrunāt šo tematu. Ja portālā tiek plānotas stundas, tad algu sistēma vadās pēc faktiskā un aprēķina algu. Un tā var minēt vēl daudz šādu sistēmu kopprojektus.


Kādus procesus pārvalda Panorama 365?


Ir virkne dažādu funkciju, ko personāla portāls atvieglo personāla vadītāja, darbinieku un viņu tiešo vadītāju ikdienas darba uzdevumos. Pirmkārt, portāls ir kā uzziņas rīks, kas apkopo informāciju par katru uzņēmuma darbinieku, piemēram: kādā komandā strādā, kurš ir darba vadītājs, kāds ir stāžs, kolēģi, amats, kontaktinformācija, kad beidzas pārbaudes laiks, savukārt darbinieks savā profilā redz algas lapiņas, iekrātās atvaļinājuma dienas, informāciju par obligātās veselības pārbaudes termiņu, piekļūst saplānotajām darba stundām, mērķiem, uzdevumiem un izpildes progresam, tāpat arī informācija par izsniegtajām iekārtām, izglītību, uzkrātajām atvaļinājuma dienām vai bērnu skaitu ir tā, kas tiešajam vadītājam ar būt noderīga. Portālā darbiniekam ir iespēja pieteikt savu prombūtni, izvēloties iemeslu un aizvietotāju, kuram uzreiz var noteikt pieejamību, un šo pieteikumu tālāk apstiprina tiešais vadītājs, kolīdz viņam ir iespēja, bet tālāk informācija nokļūst algu aprēķina sistēmā. Personāla vadītājs redz visu pieteikumu plūsmu un ir informēts par katru darbinieku, komandu un prombūtnes iemesliem, kā arī izsmeļošu statistiku. Apjomīgs bloks, par ko rūpējas portāls, ir laika uzskaite un maiņu plānošana – portālā iespējams ērti izveidot grafiku sabalansējot virsstundas, nakts stundas, automātiski ņemot vērā dažādus apstākļus. Portālā ir tāda iespēja kā maiņu plānotājs, kur sistēma automātiski darbiniekam izveido darba grafiku ar iepriekš uzstādīto nosacījumu. Komandas vadītājam ir priekšrocība laika menedžmenta sadaļā redzēt izmaiņas darba grafikā, kā arī veikt korekcijas, kas galarezultātā nonāk datu uzskaites sistēmā un ir pamats darbinieka algas aprēķinam. Kā viens no atbildīgākajiem personāla vadītāja pienākumiem ir darbā pieņemšanas un atlaišanas process, kas sastāv no vairākiem uzdevumiem – to iespējams efektīvi plānot un sadalīt, nosūtot automātiski informāciju atbildīgajai personai par viņai uzticēto pienākumu. Personāla vadītājs šos uzdevumus var arī atcelt, koriģēt periodu vai atzīmēt kā pabeigtu.


Personāla portāls Panorama 365 ir veidots kā ērts dialogs ar tā lietotāju, kas ne tikai nodod svarīgu informāciju darbiniekam vai atgādina par kādu procedūru, tas ir kā personīgais asistents, kurš vienmēr visu zina un atceras precīzi un laikā. Līdzās informācijai par svarīgākajiem faktiem, ir pieejama personīgo vai uzņēmuma kopējo mērķu pārvaldība – tos iespējams izveidot un atzīmēt izpildes dinamiku, kas vizuāli atspoguļojas grafikā. Jebkuram vadītājam ik dienu rodas daudz dažādu jautājumu, uz daudziem no tiem spēj atbildēt tieši personāla portāls Panorama 365, kas apkopo informāciju un sniedz daudzpusīgus statistikas datus par darbiniekiem un nodaļām. Ja uz kādu no jautājumiem portāls nevar atbildēt, īpaša priekšrocība ir veidot tajā aptaujas un veikt centralizētu anketēšanu, noskaidrojot darbinieku atbildes un apkopojot tās vizuāli uzskatāmā veidā.


Portāls Panorama 365 aug līdzi vadītāja vēlmēm, un tā iespējas ir plašas un biznesa vajadzībām piemērojamas – būtiskākais ir saprast, uz kādiem jautājumiem ir nepieciešams zināt atbildes, lai ceļš uz produktivitāti var sākties.