• Andis Gulbis, Banqup produkta vadītājs

Darbs ar ienākošajiem un izejošiem rēķiniem maziem un vidējiem uzņēmumiem

Sākotnēji sākt darbu pie uzņēmumu procesu digitalizācijas varēja tikai lielie uzņēmumi, jo tirgū pieejamie risinājumi priekš mazā un daļas no vidēja lieluma uzņēmumiem nebija ar saimniecisko ieguvumu un ērtāk, piemēram, dažus ienākošos un izejošos rēķinus bija turpināt apstrādāt papīra formātā vai vēlāk jau PDF formātā. Latvijā pirmie uzņēmumi ar rēķinu digitalizāciju sāka nodarboties aptuveni ap 2007.gadu un tie bija uzņēmumi, kuriem ienākošo rēķinu skaits bija mērāms tūkstošos un no tiem aptuveni 90% bija papīra formātā. Šādiem apjomiem tirgū pieejamie rīki deva ekonomisko ieguvu veicot procesu digitalizāciju lieliem uzņēmumiem.


Foto: Unsplash


Sākot attīstīties digitāliem procesiem ienākošajiem un izejošiem rēķiniem tirgū parādījās vairāki risinājumi, kas nodrošināja kādu no šīm procesa daļām. Kāds risinājums bija fokusēts uz rēķinu izrakstīšanu, kāds uz rēķinu izrakstīšanu un noliktavas atlikumu uzskaiti, kas mazam uzņēmumam, kurš nodarbojās, piemēram, ar biroja tehnikas tirdzniecību bija ļoti ērts un palīdzēja atrisināt pamatvajadzības kādu procesa posmu pārceļot uz digitālo vidi un citi risinājumi kas fokusēti kādam konkrētam procesam vai vajadzībai. Tāpat paradījās rīki, kas pie maziem apjomiem palīdzēja uz digitālo procesu pārcelt arī uzņēmuma ienākošos rēķinus, bet pamatā tas nozīmēja to ieskanēšanu un digitālā veidā nodošanu grāmatvedībai.


Attīstoties digitāliem procesiem un tam, ka ikdienas darba ritms paliek arvien mobilāks, visā pasaulē e-rēķinu operatori sāka domāt par risinājumiem, ko piedāvāt ne tikai lielajiem uzņēmumiem, bet arī mazā un vidējā lieluma uzņēmumiem. Šie e-rēķinu operatori līdz šim uzņēmumiem bija palīdzējuši pilnveidot vai nu izejošo rēķinu sūtīšanas procesus vai ienākošo rēķinu digitalizācijas procesus. Izejot no šīs pieredzes e-rēķinu operatori sev ir izveidojuši vai sāk izveidot portālus, no kuriem arī mazais uzņēmums var veikt rēķinu sūtīšanu pa dažādiem rēķinu piegādes kanāliem un tajā pašā laikā saņemt šajā portālā rēķinu no saviem piegādātājiem nodrošinot dažādas rēķinu importa iespējas.


Unifiedpost saviem klientiem ir radījis portālu Banqup, kas apkopojot dažādo sadarbības pieredzi darbā ar lielajiem uzņēmumiem rēķinu sūtīšanā un digitalizācija ir šo procesu apkopojums vienā portālā mazam un vidējam uzņēmumam. Banqup nodrošina rēķinu sūtīšanu pa vairākiem kanāliem – var nosūtīt PDF rēķinu e-pastā, var nosūtīt e-rēķinu rēķina saņēmējiem, kas jau ir gatavi saņemt un apstrādāt rēķinu strukturētā datu formātā (tajā skaitā saņēmējs, kurš vēlas savu rēķinu saņemt savā Banqup vidē) un var nosūtīt rēķinu Peppol tīklā. Paralēli sūtīšanai Banqup uzņēmumam nodrošina arī rēķinu saņemšanu. Pakāpeniski Unifiedpost visiem uzņēmumiem, kas šobrīd rēķinus saņem portālā www.rekini.lv nodrošinās iespēju rēķinu saņemt Banqup portālā. Brīdī, kad uzņēmums izveido sev Banqup kontu, tā visi rēķini, kas līdz šim bija sūtīti no www.rekini.lv portāla, būs pieejami arī Banqup portālā un ne tikai – Banqup nodrošinās iespēju arī augšupielādēt PDF formāta rēķinu vai arī nosūtīt šo PDF rēķinu uz sava Banqup profila e-pasta adresi un šis rēķins tiks digitalizēts. Papīra formāta rēķinus vai čekus var fotografēt izmantojot Banqup aplikāciju, kam seko digitalizācijas process. Tāpat rēķinus Banqup pa tiešo bez papildus procesiem var saņemt no citiem Banqup lietotājiem, kas Banqup izmanto rēķinu sūtīšanai. Domājot par tuvojošos 2025.gadu un to, ka Latvijā e-rēķins būs obligāts, Banqup nodrošina gan rēķinu sūtīšanu Latvijas e-rēķinu standartā, gan arī šī standarta apstrādi, ja piegādātājs uzsāk sūtīt e-rēķinus.


Banqup bez rēķinu sūtīšanas un saņemšanas nodrošina arī papildus funkcionalitāti kā rēķinu nosūtīšanu un importu grāmatvedības programmā gan ja uzņēmumam ir iekšējā grāmatvedība, gan ja izmanto grāmatvedības ārpakalpojumu. Izmantojot grāmatvedības ārpakalpojumu Banqup vidē var ērti apmainīties arī ar citiem dokumentiem ar savu grāmatvedi. Ja uzņēmums rēķinu apmaksu neveic no grāmatvedības programmas, tad Banqup nodrošina iespēju arī veikt rēķina apmaksu.


Plašāk par Banqup var uzzināt www.banqup.lv un sazinoties Unifiedpost.