• Armands Kalniņš, ''Miittech'' valdes loceklis

Darba aizsardzības dokumentu un procesu digitalizācija - no dokumentu laikmeta uz mūsdienīgu

Vai tiešām TO nevar 100% digitalizēt?

Kas vairumam no mums ienāk prātā dzirdot vārdu salikumus “darba aizsardzība”, “darba aizsardzības nodaļa”, instruktāža, darba drošības speciālists, darba aizsardzības dokumentu lietvedība?

Daudz dokumentu, mapju, žurnālu, parakstu vākšana un termiņu koordinēšana, ikgadējā garlaicīgā instruktāža, kurā kāds stāsta kaut ko par drošību, pēc tam liekot parakstīties, plaukts ar darba aizsardzības instrukciju, risku un citu dokumentu mapēm un citi nebeidzamie darbi un neizsekojamo dokumentu kalni, nokavēti/aizmirst instruktāžu, obligāto veselības pārbaužu termiņi

Viss iepriekš minētais ir nepieciešams jebkurā uzņēmumā, bet aplamība ir laiks, ko speciālisti patērē darba aizsardzības procesus organizējot un bezjēdzīgās papīra kaudzes, kā rezultātā patiesais mērķis – droša un veselībai nekaitīga darba vide - tiek pazaudēts imitējošās darbībās.


Mums ir laba ziņa – Meemo E-Work Safety komanda ir spējusi 100% digitalizēt darba aizsardzības procesus, realizējot augsta līmeņa IT nozares speciālistiem kopprojektu sadarbībā ar vadošo darba aizsardzības kompetento institūciju Latvijā SUNSTAR GROUP.

Apvienojot zināšanas par labākajiem IT risinājumiem, juridiskiem aspektiem un darba aizsardzības likumdošanas izpildi, rezultātā esam automatizējuši procesus un dokumentus, kas ļauj pilnībā atteikties no papīra dokumentu aprites organizācijā, fiziskas parakstu vākšanas, manuālas sekošanas līdzi instruktāžu un obligāto veselības pārbaužu termiņiem, klātienes instruktāžu organizēšanas un darbinieku testēšanas, kā arī citām bezjēdzīgām un laiku patērējošām darbībām.

Mūsu komandas galvenais izaicinājums bija pārliecināt uzņēmumus, ka ir iespējams pārvaldīt darba aizsardzību bez fiziskiem parakstiem un ka droša e-paraksta neesamība darbiniekiem nav šķērslis pārējai uz 100% digitālu darba aizsardzības procesu automatizāciju.

Vai iespējams ieviest Meemo E-Work Safety sistēmu uzņēmumā, ja drošu elektronisko parakstu darbinieki nelieto? Jā, tas ir iespējams! Izprotot darbinieku dažādo digitālu prasmju līmeni, Meemo un Sunstar Group komanda veica juridisku analīzi un izveidoja likumdošanas prasībām atbilstošu risinājumu - vienkāršotu e-parakstu, kas nodrošina iespēju, ka nodarbinātais dokumentus var apstiprināt un veikt apmācības un instruktāžas, ielogojoties ar e-pastu vai mobilo telefonu.

Līdz šim mūsu klientu uzņēmumos ar drošu e-parakstu ir parakstīti vairāk kā 31 000 dokumentu, savukārt sekmīgi nokārtota e-instruktāža un tās fakts apstiprināts ar vienkāršotu e-parakstu vairāk kā 30 000 reižu.


Mūsu klientu personāla vadības nodaļa kā vienu no savām galvassāpēm attiecībā uz darba drošības jautājumiem izvirzīja obligāto veselības pārbaužu dokumentu sagatavošanu, termiņu monitoringu, izsekojamību kārtējām apmācībām un instruktāžām, klātienes instruktāžu organizēšanu.

Meemo E-Work Safety spēj risināt personāla vadības sasāpējušos jautājumus, automatizējot dokumentu pārvaldību, termiņu un datu izsekojamību un veicot datu sinhronizāciju ar katra uzņēmuma IT ekosistēmu - personālvadības risinājumiem.

Esam spējuši digitalizēt arī obligāto veselības pārbaužu procesu, t.sk., atteikties no papīra formāta obligāto veselības pārbaužu kartēm, lai gan vēl joprojām mēdzam sastapties ar obligāto veselības pārbaužu veicēju (arodārstu) nevēlēšanās kartes no savas puses parakstīt ar drošu elektronisko parakstu.

Šobrīd pilnībā digitalizēti un izsekojami ir vairāk nekā 22 000 darbinieku obligāto veselības pārbaužu karšu dati, bet kopumā sistēmā automātiski ģenerētas ir vairāk kā 90 000 kartes, kuras “gaida” savu 100% digitalizāciju.


Esam turpinājuši attīstīt Meemo E-Work Safety produktu un šogad ieviesuši Ziņojumu moduli. Kopā ar mūsu klientiem sapratām, ka būtisks izaicinājumus darba vides uzlabošanā ir darbinieku iesaiste, ziņojot par viņiem aktuālajiem jautājumiem, kā, piemēram, drošības riskiem, bojātiem pamatlīdzekļiem, nepieciešamiem remontiem vai apkopēm, kā arī citiem noderīgiem pasākumiem vai ieteikumiem uzņēmuma kopējo procesu uzlabošanā. Arī šajā gadījumā MEEMO komandas izaicinājums bija rast risinājumu, kas būtu vienkāršs un ērti lietojams darbiniekiem ar dažādām digitālajām prasmēm. Testējot dažādus risinājumus, par labāko tika atzīts komunikācijas kanāls ar QR kodu, kas nodrošina operatīvu informācijas apriti uzņēmumā bez autorizācijas. Ziņojumu moduli uzņēmumā var izmantot gan informējot par bīstamām situācijām, gan sniedzot priekšlikumus un ierosinājumus darba vides uzlabošanā un visa informācija ir ērti pārvaldāma Meemo E-Work Safety.

Meemo E-Work Safety atrisina arī uzņēmumu vadītāju un īpašnieku vajadzības.


Nav noslēpums, ka saskaņā ar normatīvo aktu prasībām uzņēmuma vadītājs ir atbildīgs par darba aizsardzības prasību ieviešanu un kontroli. Kā to realizēt, ja tam nav ne laika, jo jārisina virkne citu nozīmīgu uzdevumu un funkciju, lai nodrošinātu savu uzņēmumu attīstību, ne arī pietiekamu zināšanu neskaitāmo darba aizsardzības prasību labirintos.

Meemo E-Work Safety ļauj “turēt roku uz pulsa” par to, kas notiek Jūsu organizācijās. E-Work Safety sistēma regulāri sūta vadībai un atbildīgajiem informāciju par pasākumiem, kas ir veikti, kas kavēti, nav izpildīti vai kuriem tuvojas to izpildes termiņi. Tas palīdz paaugstināt drošības līmeni uzņēmumā, reaģējot nekavējoties, kā arī mazina juridiskos un citus riskus savlaicīgu prasību neizpildes gadījumā.

Meemo E-Work Safety turpina ar saviem klientiem un sadarbības partneriem digitalizēt darba drošības procesus, lai kopā ieraudzītu jaunas iespējas, ko sniedz šo procesu veiksmīga pārvaldība ne tikai attiecībā uz juridiskajiem aspektiem, bet arī uz darbinieku labsajūtu un organizāciju ilgtspēju.

Mūsdienu galvenais deficīts ir laiks, tāpēc Meemo E-Work Safety komanda Jūsu esošo darba aizsardzības sistēmu digitalizēs, ja nepieciešams, iesaistot arī mūsu partneri Sunstar Group, soli pa solim sakārtojot uzņēmuma dokumentāciju digitālajā vidē un ieviešot ideālu pārvaldības rīku, lai Jūs savas organizācijas laiku varētu tērēt lietderīgi jautājumos, kur tiešām ir nepieciešams Cilvēks!