• Pēteris Gredzens, "Intellitech" Business Development Manager

Automatizēti darba laika uzskaites procesi uzņēmumā

Updated: Aug 19

Laiks, ātrums, caurspīdība un atsekojamība - šīs vērtības ir svarīgas jebkuram uzņēmumam, lai tas mūsdienās spētu attīstīties. Lai pieņemtu pareizus lēmumus, nepieciešama precīza un laicīga informācija par to, kas notiek uzņēmumā. Ikdienā lielākā daļa laika tiek pavadīta, apkopojot un noformējot datus. Vēl lielāka problēma ir laicīgi savākt datus, kas secīgi tiek pārnesti no darbinieka uz viņa vadītāju, kurš tālāk nodod tos savam vadītājam. Tās ir tipiskas rutīnas procedūras, ko uzņēmums atkārto katru dienu, nedēļu, mēnesi un ceturksni. Tādējādi tiek patērēta milzīga enerģija procesiem, kas patiesībā ir vienreiz nodefinējami un pilnībā automatizējami.


Turpinājumā apkopoti galvenie ieguvumi, ko nodrošina automatizēti darba laika uzskaites procesi uzņēmumā.

Laiks


Uzņēmums “IntelliTech” digitalizē darbinieku darbu pārvaldības procesus uzņēmumos. Uzņēmumu vadītāji ir atzinuši, ka kopš šo procesu digitalizēšanas ir atbrīvoti vismaz 30% laika, ko viņi iepriekš pavadīja, apkopojot un apstrādājot datus. Tagad viņi šo laiku var veltīt stratēģisku lēmumu pieņemšanai jeb darbiem ar lielāku pievienoto vērtību.


Ātrums


Automatizēta datu apkopošana nodrošina secīgi visu atskaišu aizpildīšanu. Nav jāgaida iepriekšējās atskaites sagatavošana, lai būtu iespējams sagatavot pakārtotu nākamo atskaiti. Atskaites, kuras to sarežģītības un izkliedētu datu ieguves vietu dēļ kādreiz bija iespējams iegūt tikai reizi ceturksnī, šodien ir iegūstamas reālajā laikā. Šāds ātrums ir neatsverams, lai spētu reaģēt ātrāk un pieņemt konkrētajai situācijai pareizākos lēmumus.


Caurspīdība


Manuāli apkopojot datus, ir ļoti grūti saglabāt pietiekamu informācijas detalizācijas pakāpi. Pārnesot datus no vienas atskaites uz citu, informācija tiek reducēta. Rezultātā vadība pazaudē detaļas, kas nereti ir nepieciešamas, lai izprastu problēmas sakni.


Ieviešot automatizētu darbaspēka pārvaldības risinājumu, katrs uzņēmuma pārstāvis redz datus sev nepieciešamā detalizācijas pakāpē. Taču, ja kāda vērtība rada šaubas vai neizpratni, šādi digitāli risinājumi ļauj nokļūt līdz pašam informācijas pirmavotam, kur jau līdz detaļām aprakstīti paveiktie darbi, izmantotie resursi, kā arī darbam veltītais laiks. Šāda caurspīdība izskauž lielāko daļu jautājumu, ko vadība spiesta uzdot saviem padotajiem. Arī iepriekš nodefinētas normas un scenāriji, kas vizuāli izceļ anomālijas datos, ļauj viegli pārskatīt lielu datu apjomu un atrast tajā problēmas.


Atsekojamība


Digitālie rīki ļauj atsekot katram vērtību ierakstam. Katra vērtība ir kāda ievadīta un kāds to ir apstiprinājis. Lai nepazustu lielos datu apjomos, šo informāciju “Onsite ERP” sadala dažādās detalizācijas pakāpēs, sākot ar operatīvo informāciju galvenajām vērtībām, kas tiek grafiski atspoguļotas risinājuma sākumskatā un kalpo līdzīgi kā vadības panelis mašīnā. Ja kāda no šīm vērtībām ir nepieciešama detalizētāk, nospiežot uz vadības paneļa attiecīgās vērtības, atveras jau detalizēts grafiks, kurā var atlasīt interesējošu periodu vai saistītās vērtības.


Nākamā detalizācijas pakāpe jau ir atskaites, kurās ar filtru palīdzību iespējams dinamiski atlasīt precīzi sev interesējošu pārskatu, savukārt vēl nākamais līmenis – pārskatā, nospiežot uz jebkuras vērtības, jau atveras šīs informācijas pirmavots ar detalizētu aprakstu. Šādā veidā tiek nodrošināta jebkuras vērtības atsekojamība jebkurā vadības līmenī. Būtiski, ka neviena vērtība uzņēmumā netiek manuāli vadīta divas reizes. Tas ļauj sasniegt maksimālu informācijas aprites ātrumu un datu precīzumu.

(“Onsite ERP” – “Iesniegtie darbi” pārskats)


Kā “Onsite ERP” var palīdzēt?


“Onsite ERP” ir SaS (Software as Service) jeb “programmatūra kā pakalpojums” risinājums, kas kalpo kā rīks informācijas nodošanai no struktūrvienības vadītāja līdz padotajiem darbiniekiem (un otrādi). Ar mobilās aplikācijas palīdzību darbinieks saņem no sava struktūrvienības vadītāja veicamo darba uzdevumu, pēc tam mobilajā lietotnē dienas laikā reģistrē visus dienas laikā paveiktos darbus un dienas noslēgumā iesniedz atskaiti par darbā pavadītajām stundām, paveiktajiem darbiem, kā arī izmantotajiem resursiem. Visa informācijas aprite notiek centralizēti digitālā veidā, kas nodrošina, ka visiem darbiniekiem pieejama viena un tā pati informācija atbilstoši viņu tiesībām.

Foto: Unsplash


Kādas iespējas nodrošina “Onsite ERP”?


Darba laika un darbu uzskaite – ar mobilās aplikācijas palīdzību katram darbiniekam ir iespēja reģistrēt darba uzsākšanas un pabeigšanas laiku. Tāpat darbiniekam iespējams reģistrēt visus dienas laikā paveiktos darbus. Katra darba uzsākšanas un pabeigšanas vieta struktūrvienības vadītājam ir redzama reālajā laikā, kas ļauj viegli sekot uzdevumu izpildei.


Darba uzdevumu deleģēšana – “Onsite ERP” nodrošina iespēju struktūrvienību vadītājiem veidot darba uzdevumus. Darba uzdevumus iespējams vai nu veidot atbilstoši iepriekš noteiktam grafikam, vai arī katru dienu veidot unikālu darba uzdevumu. Darba uzdevumus darbinieks saņem no rīta, kad ar mobilās aplikācijas palīdzību reģistrējies darba vietā. Dienas laikā darbinieks pie katra paveiktā uzdevuma pievieno informāciju par izmantotajiem resursiem, darba stundām, kā arī izmantoto motorizēto tehniku.


Automatizēts algu aprēķins – grāmatvedībai vairs nav jālauza galva par algu aprēķiniem mēneša beigās. “Onsite ERP” nodrošina pilnīgu algu aprēķinu par katru darbinieku neatkarīgi no tā, vai darbinieka samaksu veido pēc apjoma vai laika darba samaksas principa. Risinājums nodrošina automatizētu datu eksportu uz populārākajām algu uzskaites programmām.


Risinājums paredzēts maksimāli vienkāršotai darbu ievadei, lai process nesagādātu grūtības arī personālam, kurš nav kvalificēts informācijas tehnoloģiju lietotājs. Datu ievades metode ir vienkārša un ļauj jebkuram lietotājam to apgūt jau pirmajā mēnesī.


Motorizētās tehnikas izmantošana – risinājums nodrošina pilnīgu pārskatu par katru motorizētās tehnikas vienību – tehnikas kustību, patērēto degvielu, motorstundām, kā arī nobrauktajiem kilometriem u.c.


(“Onsite ERP” programmā motorizētās tehnikas kustības attēlojums)


Globālā situācija liek mums arvien vairāk domāt par veidiem, kā efektīvāk veikt savu darbu un kā labāk pielāgoties videi, kurā atrodamies. Uzņēmuma procesu digitalizācija, nenoliedzami, ir viena no galvenajām sastāvdaļām veiksmīga un uz ilgtermiņa attīstību balstīta uzņēmuma veiksmes formulai. Uzņēmuma procesu automatizācija un digitalizācija atslogo no manuāla darba, ļauj vairāk koncentrēties uz datu analīzi, kontaktu dibināšanu, kā arī ļauj koncentrēties uz citiem darbiem ar lielāku pievienoto vērtību.


Vairāk par “Onsite ERP” uzzināsiet:


Pēteris Gredzens Business Development Manager Mob.: +371 28327564 E-mail: peteris.gredzens@intellitech.lv Intellitech https://www.intellitech.lv/